Amigos de la Cultura de Chile en Houston

ARTÍCULO I – NOMBRE Y OBJETIVOS

El 27 de julio de 2017, se constituyó en la ciudad de Houston, Texas, la organización sin fines de lucro (501 c3), denominada «Amigos de la Cultura de Chile en Houston» (la Corporación). El propósito de la Corporación es promover la cultura y el patrimonio chileno en Houston, Texas y sus alrededores y fomentar la amistad entre sus miembros. La Corporación llevará a cabo actividades culturales, educativas y eventos sociales o especiales, incluyendo reuniones mensuales, y anuales.

ARTICULO II: MIEMBROS

La Corporación tendrá diferentes tipos de miembros:

Miembros Activos: Son aquellos miembros que están al día con el pago de la cuota anual y tienen derecho a participar en todas las reuniones y actividades de la Corporación.

Miembros Honorarios: Son aquellos miembros que han sido reconocidos por la Corporación por su contribución significativa a la promoción y difusión de la cultura chilena en Houston y sus alrededores. Los miembros honorarios son designados por la Junta, no tienen obligación de pago de la cuota anual, y tienen derecho a participar en todas las reuniones y actividades de la Corporación.

Miembros Asociados: Son aquellos miembros que apoyan la misión de la Corporación pero que no pueden asistir a las reuniones regulares o no residen en Houston o sus alrededores. Los miembros asociados no tienen obligación de pago de la cuota anual, no tienen derecho a voto y no pueden ocupar cargos en la Junta.

ARTÍCULO III – REUNIONES DE MIEMBROS

Las Reglas de Orden de Roberts (Robert’s Rules of Order en inglés) son un conjunto de normas y procedimientos utilizados en reuniones y asambleas para garantizar una discusión y votación ordenada y justa.  La Corporación utilizara estas normas en todas sus reuniones.

Reuniones Mensuales

La Corporación celebrará reuniones mensuales de los miembros en un lugar y fecha determinados por la Junta. Los miembros activos y honorarios tendrán derecho a voto en las reuniones y podrán proponer y votar sobre los asuntos relacionados con la Corporación.

Reuniones Anuales

La Corporación celebrará una reunión anual de los miembros en un lugar y hora designados por la Junta.  En la reunión anual, se llevarán a cabo las elecciones, cambios de los estatutos de la Corporación, y también cualquier premiación o celebración que corresponda. Los miembros activos y honorarios tendrán derecho a voto en las reuniones y podrán proponer y votar sobre los asuntos relacionados con la Corporación.

Proxies

El voto por proxy no está permitido en ninguna reunión de la Corporación.

Quorum

Un quórum para cualquier reunión de la Corporación estará constituido por el 50% de los miembros con derecho a voto en la reunión. En ausencia de un quórum, no se llevará a cabo ningún negocio, excepto para aplazar la reunión a otra fecha.

ARTÍCULO IV – JUNTA DIRECTIVA

La Corporación será gobernada por una Junta Directiva (la Junta) compuesta por los siguientes cargos:

Presidente: será responsable de presidir todas las reuniones de la Junta y de los miembros, coordinar la ejecución de los programas y proyectos de la Corporación, y representar a la Corporación en todos los asuntos públicos y protocolares.

Vicepresidente: asumirá las responsabilidades del presidente en su ausencia y colaborará en la coordinación de los programas y proyectos de la Corporación.

Secretario: será responsable de tomar las actas de todas las reuniones de la Junta y reuniones de los miembros, mantener actualizado el registro de miembros activos, honorarios, y asociados; y de llevar a cabo toda la correspondencia de la Corporación.

Tesorero: será responsable de administrar los fondos y bienes de la Corporación, de llevar los registros financieros, de presentar los estados de cuenta del banco y los informes financieros mensuales y anuales a los miembros, y de presentar las declaraciones anuales de impuestos al IRS (501 c3)

La junta directiva se reunirá para planificar y coordinar las actividades de la Corporación cuando la Junta lo considere necesario.

Artículo V: Vacantes

Si un miembro de la Junta o de algún comité renuncia o es removido de su cargo, la Junta deberá designar a un miembro de la Corporación para ocupar el cargo vacante por el resto del mandato.

Artículo VI: Elecciones

Las elecciones de la Junta se llevarán a cabo en la reunión anual de los miembros. Los miembros podrán nominar a los candidatos para los cargos de la Junta en la reunión mensual anterior a la reunión anual. Los candidatos deberán aceptar su nominación antes de la elección. Los candidatos con el mayor número de votos para cada cargo serán elegidos para la Junta.

El presidente y el tesorero se elegirán en años pares; el vicepresidente y el secretario se elegirán en años impares.

Cada miembro de la directiva servirá un periodo de dos años y puede ser reelegido.

Los miembros activos y honorarios tendrán derecho a proponer candidatos y a votar en las elecciones de la Junta.

ARTÍCULO VII COMITÉS

Establecimiento de Comités

La Junta podrá adoptar una resolución por la que se establezca uno o más comités que deleguen autoridad específica a dicho comité y designen o retiren miembros de un comité. La Junta puede establecer los requisitos para ser miembro de un comité.  El presidente es miembro exoficio de todos los comités.

Plazo de nombramiento

Cada miembro del comité continuará sirviendo en el comité hasta la próxima reunión anual de la Junta y hasta que se nombre un sucesor. Sin embargo, el nombramiento de un miembro del comité puede terminar antes si el comité es eliminado, deja de calificar, o renuncia como miembro. Una vacante en un comité puede ser llenada por un nombramiento hecho de la misma manera que un nombramiento original. Una persona nombrada para llenar una vacante en un comité servirá por el periodo restante del término del miembro que deja de participar en el comité.

Procedimientos de los Comités

Los comités tratarán de tomar medidas por consenso. Sin embargo, si no hay un consenso, el voto de la mayoría de los miembros del comité presentes y votantes en una reunión en la cual hay quórum es suficiente para constituir una reunión valida del comité.

Compensación

Los miembros del Comité pueden autorizar o recibir compensación por servicios profesionales. La Junta podrá adoptar una resolución que prevea para los miembros del comité una suma fija y los gastos de asistencia, si los hubiere, para asistir a cada reunión del comité. Cualquier compensación que la Corporación pague a un miembro del comité será razonable y proporcional a los servicios prestados.

Un miembro del comité puede servir a la Corporación en cualquier otra capacidad y recibir compensación por esos servicios.

ARTÍCULO VIII TRANSACCIONES DE LA CORPORACIÓN

Contratos

El presidente, con la autorización de la Junta, tendrá la responsabilidad de celebrar contratos o ejecutar y entregar cualquier instrumento en nombre y por cuenta de la Corporación.

Depósitos

Todos los fondos de la Corporación serán depositados a crédito de la Corporación en bancos, compañías fiduciarias u otros depositarios que la Junta elija.

Regalos

La Junta podrá aceptar, en nombre de la Corporación, cualquier contribución, regalo, legado o crédito para los propósitos generales o para cualquier propósito especial de la Corporación. La Junta puede hacer regalos y dar contribuciones benéficas no prohibidas por estos Estatutos, el certificado de formación, la ley estatal y las disposiciones establecidas en la ley federal de impuestos que deben cumplirse para mantener la condición fiscal federal y estatal de la Corporación.

Actos prohibidos

Mientras exista la Corporación, y excepto con la aprobación previa de la Junta, ningún Miembro, funcionario o miembro de un comité de la Corporación podrá:

  • Hacer cualquier acto que viole estos Estatutos o una obligación vinculante de la Corporación.
  • Hacer cualquier acto con la intención de dañar la Corporación o cualquiera de sus operaciones.
  • Hacer cualquier acto que haga imposible o innecesariamente difícil llevar a cabo el negocio ordinario de la Corporación.
  • Recibir un beneficio personal impropio de la operación de la Corporación.
  • Usar los activos de la Corporación, directa o indirectamente, para cualquier propósito que no sea el de llevar a cabo los negocios de la Corporación.
  • Transferir o disponer de forma ilícita de los bienes de la Corporación, incluyendo bienes intangibles tales como buena voluntad.
  • Utilizar el nombre de la Corporación (o cualquier nombre sustancialmente similar) o cualquier marca o nombre comercial adoptado por la Corporación, excepto en nombre de la Corporación en el curso ordinario de su negocio.

ARTÍCULO IX LIBROS Y REGISTROS

Libros y registros requeridos

La Corporación mantendrá libros y registros de cuentas correctos y completos. Los libros y registros incluyen:

  • Una copia de todos los documentos archivados con el Secretario de Estado de Texas relacionados con la Corporación, incluyendo pero no limitado al certificado de formación, y cualquier certificado de enmienda, certificado de fusión y declaración de cambio del domicilio social o agente registrado.
  • Una copia de todos los estatutos, incluyendo estos Estatutos, y cualquier versión enmendada o enmiendas a ellos.
  • Minutas de las actas de la Junta, y los comités que tengan la autoridad de la Junta.
  • Una lista de los nombres y direcciones de los Directores, funcionarios y miembros de la Corporación.
  • Un estado financiero que muestre los activos, pasivos y patrimonio neto de la Corporación al final de los tres últimos años fiscales.
  • Un estado financiero que muestre los ingresos y gastos de la Corporación para los tres últimos años fiscales.
  • Todas las sentencias, cartas y otros documentos relacionados con el estado fiscal federal, estatal y local de la Corporación.
  • La información tributaria federal, estatal y local de la Corporación o las declaraciones del impuesto sobre la renta de cada uno de los tres últimos años fiscales de la Corporación.

Inspección y copiado

Cualquier miembro de la Corporación puede inspeccionar y obtener copias de todos los libros y registros corporativos que se requieren para ser mantenidos bajo los Estatutos. Tal persona puede, por solicitud escrita, inspeccionar o recibir copias si tiene un propósito adecuado relacionado con su interés en la Corporación.

ARTÍCULO X AÑO FISCAL

Año Fiscal

El año fiscal de la Corporación comenzará el primer día de enero y terminará el último día de diciembre de cada año.

ARTÍCULO XI: Enmiendas a lOS ESTATUTOS

Los estatutos de la Corporación solo pueden ser enmendadas por una mayoría de dos tercios de los miembros activos presentes en la reunión anual de la Corporación.  Los miembros activos y honorarios deben ser notificados de cualquier propuesta de enmienda a la constitución al menos 30 días antes de la reunión anual.

ARTÍCULO XII – DISOLUCIÓN

En caso de que la Corporación deba disolverse, los activos restantes se distribuirán a una organización benéfica sin fines de lucro con objetivos similares a los de la Corporación.

La Corporación solo podrá disolverse en una reunión anual de los miembros por una mayoría de dos tercios de los miembros activos.  Los miembros activos y honorarios deben ser notificados de la propuesta de disolución al menos 30 días antes de la reunión anual.